Tác hại của việc không sử dụng Email theo tên miền doanh nghiệp

Trong số tất cả các hình thức giao tiếp trực tuyến hiện nay, email vẫn được công nhận là công cụ giao tiếp chính thức khi trao đổi công việc cả trong nội bộ lẫn bên ngoài tổ chức. Điều đó có nghĩa là các khách hàng có thể sẽ tiếp xúc với email công ty của bạn trước cả khi thực sự gặp mặt hay biết về quy mô công ty của bạn. Vậy thì, một email với tên miền doanh nghiệp chính là bước đầu tiên để gây ấn tượng về sự chuyên nghiệp của công ty.

Trên thực tế, ngoài lợi ích hết sức thiết thực khi thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp cho công ty, email doanh nghiệp còn đóng góp nhiều vai trò cũng quan trọng không kém cho sự phát triển lâu dài của công ty, đặc biệt là các công ty SME, mà nếu bỏ qua bạn có thể sẽ phải dành nhiều thời gian hối tiếc về những tác hại của việc không sử dụng Email theo tên miền doanh nghiệp gây ra.

1. Tổn hại nghiêm trọng khi bị kẻ gian mạo danh
Bất kỳ ai cũng có thể tạo ID email trên một nền tảng miễn phí. Và như vậy, bất kỳ ai cũng có thể giả mạo email doanh nghiệp của bạn dưới dạng như tencongty@gmail.com. Hãy thử tưởng tượng một kẻ mạo danh nào đó sử dụng email giả mạo này vào các mục đích xấu như lừa đảo, gian lận, hay chống đối chính quyền… Thiệt hại sẽ là không thể lường trước được, đó có thể là những tổn thất tài chính nặng nề hoặc uy tín, tên tuổi công ty bị ảnh hưởng trầm trọng không thể khắc phục được.

Tác hại của việc không sử dụng Email theo tên miền doanh nghiệp – Ảnh 1.
Bên cạnh đó, email doanh nghiệp cũng là một kho dữ liệu chứa gần như tất cả các thông tin quan trọng, thậm chí tối mật của một công ty. Vậy nên, nó cũng dễ dàng trở thành mục tiêu tấn công đánh cắp thông tin của hacker cho những mục đích xấu.

Vậy nên, cách tốt nhất để bạn tránh khỏi những rủi ro tấn công hay giả mạo hết sức nguy hiểm này là sử dụng một email với tên miền doanh nghiệp. Các email này có độ bảo mật nhờ khả năng mã hóa thông tin và sử dụng các khóa bảo mật. Bên cạnh đó các nhà cung cấp dịch vụ sẽ là những người chịu trách nhiệm bảo trì, nâng cấp hệ thống, rà soát và thông báo khi phát hiện tấn công từ bên ngoài. Hệ thống email doanh nghiệp cũng cung cấp khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu sau sự cố.

2. Email công ty thiếu chuyên nghiệp đánh mất khách hàng tiềm năng
Một địa chỉ email không chuyên nghiệp có thể gây ảnh hưởng không tốt đến uy tín của doanh nghiệp. Nếu nhân viên của bạn sử dụng một email cá nhân với tên nickname không thực sự nghiêm túc, công ty có thể sẽ tạo một ấn tượng không mấy tích cực trong con mắt đối tác hay khách hàng quan trọng. Ngược lại, với một email có tên công ty trên đó, nhân viên sẽ làm việc, giao tiếp dưới danh nghĩa của công ty và chắc chắn sẽ được tiếp nhận, đánh giá cao.

Như đã nói, khách hàng có thể sẽ tiếp xúc với bạn qua email trước khi chính thức gặp bạn, vậy nên, email có thể được xem là một chiếc card visit trực tuyến. Nếu bạn đã có sẵn website, hãy sử dụng tên miền của website làm tên miền của email doanh nghiệp. Mỗi lần bạn gửi email, cũng là gửi đi website doanh nghiệp tới người nhận. Điều này giúp cho người nhận dễ dàng biết được nơi để tìm thêm thông tin về bạn.

3. Nguy cơ mất dữ liệu và khó khăn trong quản lý thông tin


Tác hại của việc không sử dụng Email theo tên miền doanh nghiệp – Ảnh 2.
Việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng ngành là điều không thể tránh khỏi. Và chẳng có gì đảm bảo là bạn sẽ không trở thành mục tiêu cạnh tranh không lành mạnh từ các đối thủ của mình. Và một email cá nhân không bảo mật từ nhân viên của bạn rất có thể trở thành cơ hội để đối thủ có ý định chơi xấu lợi dụng đánh cắp thông tin công việc. Điều này chắc chắn rất bất lợi khi bạn đang cạnh tranh cho một dự án tầm cỡ. Vậy thì lựa chọn khôn ngoan vẫn là nên tự bảo vệ mình bằng hệ thống mail bảo mật và riêng tư.

Một trong những tính năng mà email doanh nghiệp cung cấp là khả năng quản lý thông tin tập trung nhờ tài khoản quản trị theo dõi, kiểm soát luồng thông tin trên mail doanh nghiệp, cũng như dễ dàng tạo, khóa, hay chuyển quyền sử dụng khi có các thay đổi nhân sự xảy ra.

4. Email cá nhân không tương thích với nhiều thiết bị gây gián đoạn công việc
Sự lớn mạnh của internet đã xóa nhòa những khái niệm về không gian và thời gian trong công việc khi tạo ra khái niệm về môi trường làm việc di động. Tuy nhiên, để đáp ứng được yếu tố này thì cũng cần phải đảm bảo khả năng làm việc trên nhiều thiết bị kết nối với nhau. Các email cá nhân, email thông thường thường không có sẵn khả năng tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau. Đối với các công việc quan trọng cần xử lý nhanh chóng, tức thì, các loại email này chắc chắn sẽ không thể đáp ứng được và gây ra sự chậm trễ, gián đoạn. Điều này không những gây thất thoát về kinh tế mà thậm chí còn có thể làm doanh nghiệp rơi vào tình trạng đình trệ, mất uy tín, gây tổn hại nặng nề.

Tác hại của việc không sử dụng Email theo tên miền doanh nghiệp – Ảnh 3.
Những điều trên cho thấy doanh nghiệp của bạn đang gặp bất lợi nghiêm trọng nếu chỉ sử dụng email cá nhân để làm việc bởi một hay tất cả các rủi ro trên đều có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Như vậy đã đủ thuyết phục để bạn lựa chọn sử dụng ngay một email với tên miền doanh nghiệp chưa nào? Không chỉ giúp Doanh nghiệp trở nên uy tín, chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, đối tác mà email doanh nghiệp còn đảm bảo thông tin được bảo mật, quản lý dễ dàng, tập trung và hỗ trợ nhiều ứng dụng hiện đại.

Từ khóa: , ,